Kerjaya

Sindrom Pemulihan Mesyuarat (MRS): Punca Sebenar Hari Bekerja Lesu

Mesyuarat. Benda yang paling dibenci oleh staf-staf syarikat dan pekerja-pekerja perkhidmatan awam di seluruh dunia. Jangan bohonglah, ia satu perkara yang cuba dielak bila ia diadakan pada tarikh tertentu. Jadi, siap sedialah jika dengar alasan lewat atau tidak menghadiri mesyuarat seperti baru balik dari sarapan/makan tengah hari, baru balik solat fardu/Jumaat, memerut dalam tandas atau baru balik dari berjumpa klien. Semua ini merupakan alasan tipikal untuk mengelak atau datang lewat ke mesyuarat.

Di Amerika Syarikat sahaja, lebih 11 juta hingga 55 juta mesyuarat diadakan setiap hari. Dan ia memberi kesan kepada belanjawan organisasi antara 7% hingga 15% dari aspek pekerja. Setiap minggu, pekerja menghabiskan masa enam jam dalam mesyuarat sementara pegawai-pegawai termasuk pengurus menghabiskan purata 23 jam sehari. 23 jam sehari! Walaupun kebanyakan pakar mengakui mesyuarat bersifat tradisional ini penting dalam membuat keputusan dan penentuan strategi syarikat, sesetengah pekerja menganggap ia satu aspek tidak penting dalam hari bekerja mereka.

Justeru, tidak hairanlah ia mengakibatkan pembaziran berjumlah berbilion dolar di mana wang sebegini boleh saja disalurkan untuk tujuan penyelidikan, penambahbaikan kemudahan atau menambahbaik kemahiran pekerja. Selain itu, ia mengakibatkan kewujudan sindrom pemulihan mesyuarat (MRS) iaitu masa yang diambil untuk pulih dan mengembalikan fokus selepas menghadiri mesyuarat. Menurut Profesor Joseph A. Allen dari Universiti Utah, apabila seseorang itu menghadiri mesyuarat yang tidak efektif, ia memberi kesan kepada tenaga otak (sumber mental) dan sumber fizikal. Jika mesyuarat berlangsung terlalu lama, bersifat bias atau bersifat syarahan panjang, ia boleh memberi kesan kepada tenaga fizikal pekerja. Pekerja memerlukan masa untuk pulih tetapi harganya ialah produktiviti mereka dan organisasi.

Suka atau tidak, dalam mesyuarat pekerja harus fokus, sedar dan bermotivasi bila mendengar agenda mesyuarat. Tetapi bila ketiga-tiga aspek mental ini berkurangan, ini akan membawa kepada kekurangan produktiviti memandangkan ia mengambil masa untuk mereka pulih seperti sediakala. Tambah Allen, bila sumber mental manusia berkurangan, pertukaran mental diperlukan untuk pertukaran dari satu tugas ke satu tugas yang lain amat sukar. Justeru tidak hairanlah selepas mesyuarat, ada saja perkara dilakukan bila tona mesyuarat berakhir dengan kekecewaan seperti minum air/kopi, mengganggu rakan sekerja lain dan menceritakan apa yang berlaku semasa mesyuarat.

Setiap orang mempunyai tempoh MRS yang berbeza. Ada yang boleh pulih dengan cepat dan ada juga yang merasa letih sebelum waktu bekerja tamat. Walaupun tiada kajian formal berkenaan MRS dijalankan, Allen boleh mengagak tempoh masa diperlukan seseorang untuk pertukaran dari satu tugas ke satu tugas yang lain. Jika seseorang itu melakukan pertukaran tugas tanpa kelibat MRS, ia hanya mengambil masa antara 10 hingga 15 minit. Sementara bila seseorang itu mengalami sindrom MRS, mereka akan mengambil masa 45 minit untuk bertukar ke tugas yang lain. Ia diburukkan lagi sekiranya mesyuarat yang dihadirinya itu mempunyai jurang selama 30 minit. Justeru, ini akan menambah lagi masa yang diperlukan bila mengalami MRS dan mengakibatkan epidemik MRS yang serius di tempat kerja.

Justeru, apa penawar untuk MRS ini? Menurut Allen dan penyelidik Universiti Nebraska, Omaha, Joseph Mroz, terdapat banyak cara untuk mengelak MRS dari menjadi punca permasalahan di tempat kerja. Perkara pertama ialah melihat sama ada mesyuarat itu penting atau tidak. Sekiranya ia tidak penting atau sekadar perkongsian bersifat pantas, lebih elok sekiranya ia dibuat dalam bentuk e-mel. Tambah Mroz, untuk menjadikan sesebuah mesyuarat itu benar-benar berkesan, ia haruslah dibuat dalam bentuk skala kecil. Sekiranya ia tidak memerlukan input segera, ia boleh saja dinaikkan pada masa-masa yang lain.

Profesor Cliff Scott dari Universiti Carolina Utara, Charlotte berpandangan sesebuah mesyuarat yang tidak memberi inspirasi dilihat akan meletihkan pekerja-pekerja yang hadir dalam mesyuarat berkenaan. Ini kerana mesyuarat tersebut mengambil masa mereka untuk meluahkan perasaan, merungut dan memerlukan masa untuk kembali fokus – semua ini merupakan petanda sindrom MRS. Bila mesyuarat-mesyuarat sebegini semakin bertambah dan masa yang diperuntukkan semakin banyak dibazirkan, ia akan dianggap satu penghinaan kepada masa dan kualiti produktiviti yang ditawarkan pekerja.

Tetapi tugas memastikan mesyuarat berjalan lancar bukan sekadar diletakkan di bahu pegawai-pegawai atasan semata-mata. Ini kerana pekerja-pekerja yang hadir boleh memberi kesan negatif kepada mesyuarat yang sudah distruktur dengan baik sekiranya mereka berkelakuan negatif. Tambah Mroz, jika ada yang bersetuju dengan sentimen yang dibangkitkan, ia akan mewujudkan kitaran rungutan yang boleh membunuh momentum bekerja dan menyukarkan ketua-ketua jabatan memulihkan kembali moral mereka sebelum kembali bekerja.

Jika syarikat atau organisasi berusaha membuang sindrom MRS ini, suka atau tidak, mereka harus mengurangkan bilangan mesyuarat yang diadakan. Pengurangan masa mesyuarat akan menambah penglibatan pekerja dalam memberi input sama ada bersifat cadangan atau teguran pada sesebuah agenda. Bagi pakar, ini merupakan penawar terbaik kepada isu MRS yang dihadapi di tempat kerja. Tetapi pada masa sama, ketua-ketua jabatan harus bersedia menerima konsep mesyuarat harus bersifat fleksibel dan menghargai masa yang diluangkan pekerja. Dengan mengambil pendekatan proaktif sebegini, ia bukan saja dapat menghalang MRS dari berlaku. Malah, ia dapat membantu syarikat/organisasi mara ke depan dan menambahbaik produktiviti mereka.

Selanjutnya...

Artikel Berkaitan

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button
Close
Close

Adblock Detected

Please consider supporting us by disabling your ad blocker